申請から半年、行動に出た

Hej! 本ブログにお越しいただきありがとうございます。

この記事では、私が2023年8月にスウェーデンのサンボビザを申請した後の、次のステップについてお話しします。サンボビザの申請中、私はデンマークに住んでいました。

申請から半年後のタイムライン

本記事でお話しする内容を時系列にしました。

以下、順番にお話ししていきます。

移民局へ結果催促のリクエスト

申請後、移民局から音沙汰がないまま、6か月が経っていました。2024年2月初めのことです。事前の情報収集で、申請の結果を催促できる手段があると知りました。その手段とは「ケースを終結させる（結論を下す）ためのリクエスト」というフォーマット、 “Request to conclude a case”（フォーマット番号：271011）を提出することです。その名前やフォーマット番号でネット検索するとすぐにヒットします。または、移民局サイトの “Frequently asked ques­tions about moving to some­one in Sweden” というページの “I have been waiting a long time on a decision. Is there anything that I can do?” を展開すると見つけられます。記入＆送信前に記載されている内容をよく読みましょう。

これは、

• 申請から6ヶ月が経過したら送信できる
• 移民局はこのリクエストを4週間以内に処理をする（決断を下すか、申請を拒否するか）

というものです。記入すべき内容はとてもシンプルです。

• 基本的な個人情報（名前や生年月日など）
• どの申請内容についてのリクエストか
• 家族など他一緒に申請している人がいればその情報
• 決定の通知を送ってほしい住所
• サイン

以上を記入したら、フォーマットの案内に記載されているメールアドレス宛に送ります。

リクエストを送るタイミングですが、まとめ記事の手続きのステップに書いたように、申請と結果通知の間に面談があるので、その面談の前後になるかと思います。

日本語での事前調査では、面談の連絡が来る前に結果催促のリクエストを送った方々が多いような印象でした。これはつまり、申請から半年経っても面談の案内が届くのは稀で、多くの申請者が6か月以上、移民局から音沙汰無しであったとも読み取れるでしょう。

パートナーと相談した結果、私も同じように、そのリクエストを送ることにしました。

移民局から通知が届く

追加書類の提出

リクエスト送信から20日後、2月末にパートナーと私宛にそれぞれ、移民局からの自動メッセージが届きました。私のケースが更新されたので、マイページから確認してくださいとのこと。

私のマイページには「スウェーデン移民局はあなたからの追加情報が必要です。その指示内容は、送付した手紙またはEメールに記載されています」とだけ書かれていました。

一方で、パートナーのマイページには追加情報についての指示が記載されていました。「あなたからの追加情報」とはパートナー側の情報ということが分かりました。

彼が求められた書類は次のとおりです。

• 最新の給与明細書
• 最新の家賃請求書
• その他の収入がある場合はそれを証明する書類

この「対象の電子書類を集めて、サイトにアップロードする」作業を、深く考えず、ささっと済ませられる人もいるかもしれませんが、私のパートナーはこうした事務作業が嫌い。。。彼は「この雰囲気だと移民局は今後、何度も最新の証明書類を要求してくるだろう。自分は信用されていないのか？」などといった疑問を持ち始めました。私は「結構みんな追加書類を求められているみたいだよ」とフォロー（笑）。納得しないなか、改めて彼がマイページを開くと「審査中のケースはありません」というメッセージが、、、

またもやシステムエラー？？どういうこと？
（参考：オンライン申請中にエラー？　記事『サンボビザのオンライン申請』より。）

どうやらそれは一時的なエラーだったようです。ところがその安心も束の間、「その他の収入がある場合はそれを証明する書類」の項目で該当するものがないので、添付なしで追加書類の提出を完了しようとしたときのことです。送信ボタンが押せない。。。この件を移民局に問い合わせると、技術サポート部門へ電話するよう勧められました。また、「 “No” を選べば先に進める」とも言われました。が、 “No” ボタンなどありません（笑）。ただでさえ嫌いな事務作業をしている上、スムーズに進まない提出フォームに、彼はストレスいっぱいでした。私は「移民局からの問い合わせ回答メールか、その他の収入はありませんと書いた書面をアップロードしてみては？」と提案。。。

移民局からの悪い知らせ？！

そんなこんなをしている間に、3月になり、パートナーの郵便受けに移民局からの手紙が届きました。

「悪い知らせがある」と私にメッセージを送ってきた彼。

「移民局が申請を拒否した。」

えーーーーーーーーーーーー

おかしい。

どうして？

追加書類を求めておいて、申請拒否？

一旦、落ち着こう。

彼が手紙の写真を撮ってくれたので、隅々までチェック。

手紙が発行された日付が2月末で、追加書類を求められた日と同日。

頭の中が「？？？」でいっぱいだったので、情報交換をしていた知人と、移民局にメッセージを送りました。

知人：「（それって）リクエスト却下、の意味ですよね？」

移民局：「結果催促のリクエストは拒否されましたが、滞在許可の申請は現在も審査中です。」（原文翻訳）

なるほど！！今一度、通知の本文を読み直すと（スウェーデン語だったので私はGoogle翻訳を使用）、確かに「リクエスト」が拒否されたと書いてありました。

ということで改めて落ち着き直し、パートナーも要求された書類を無事、提出してくれました！結局、「その他の収入」の項目には、その項目に関する、移民局の問い合わせ回答メールをPDFにして添付してくれたそうです。

私も任意で追加書類を提出

私は2024年2月末ごろ、在デンマーク・日本大使館でパスポートの更新をしました。

スウェーデン移民局による長引く審査プロセスを考え、あとで何か面倒なことがおきないようにと、新しいパスポートのコピーを送ることにしました。パートナーが追加書類を提出してから数日後のことです。

ついでに、申請時に送りそびれて、ずっとモヤモヤしていた、「2人が付き合っている証拠」の写真も送ることにしました。（参考：少し後悔したこと　記事『サンボビザのオンライン申請』より。）選んだ写真は、お互いの家族に会ったときの写真と、クリスマスを一緒に過ごしたときの写真、そして当時、直近に会ったときの写真です。書類2ページにおさめ、それぞれの写真に、撮った時の日付と何をしたかなどの説明を加えました。

書類の宛先は、結果催促のリクエストを送った時と同じメールアドレスです。

メール本文は以下のように書きました：

パスポートと追加書類のPDFを本メールにて送りますので、私のケースを更新していただけますか？以前のパスポートの有効期限が1年以内で切れるところでしたので、新しくしました。また、もうひとつの書類は、パートナーとの関係について説明したものです。（原文翻訳）

本件に関する基本情報も明記：

• 申請内容名 “Moving to someone in Sweden”
• ケース番号
• 名前や連絡先

無事、受け取ってもらえました。

急展開？！

さてさて、その時が来たのは突然でした。任意で追加書類を提出してから4日後のことです。何かすぐに進展があるなどとはまったく期待もしていない頃。

その日は、友人と美術館にいて絵画を楽しんでいました。なにげなくスマホの画面を見ると、移民局からメールが届いていたのです。絵画鑑賞どころではなくなってしまいました。メールの内容は、面談予約の案内でした。

移民局のメール：
”本メール受信から30日以内に、ベルリンのスウェーデン大使館に連絡を取り、訪問の予約をとってください。ただし、訪問自体は30日以上先の日程となる可能性があります。”（原文翻訳）

早速、同日に大使館へメールを送信。その後、1週間で大使館から返信を受け取りました。

大使館のメール：
”大使館はリクエストを受理し、あなたを待機リストに追加しました。予約完了までの待ち時間は現時点で2024年の6月か7月までとなります。大使館の移民担当職員が、あなたのケースのプロセスを開始した時点で面談の案内が届きますが、それは面談実施日の約1か月前となります。”（原文翻訳）

それから約1か月半後、5月初旬、大使館から面談日程について連絡が来ました。

面談は6月初旬。メール本文には持ち物や所要時間などが記載されていました。

面談については別の記事でお話しします。

今思うこと

“Request to conclude a case” を送るタイミングについて、正直、早まったかもしれないと思いました。というのも、このリクエストは1申請につき、1度しか送れないからです。面談前は別の手段を試しても良かったかもしれません。

面談の日程が決まってから、以前よりも英語での情報収集をするようになり、もっと情報が出てきて、面談から滞在許可が降りるまで2か月以上待った人もいることが分かりました。申請者によってだけでなく、タイミングや移民局の担当者によってもペースが変わることがあるようです。本当に「正解」や「絶対」の策はないのですが、事前にもっと情報収集をするべきでした。もちろん、日本人の経験者の方々の情報はとても参考になり、本当にありがたかったです。しかし、国籍問わず、より多くの人の体験談を知ることも大事だと分かりました。英語の勉強にもなります！

特に私が新しい気づきや、心の助けを得られたのは、Youtube や Facebook での情報共有でした。詳しくは面談についての記事で紹介しますが、そこである人がこんなことを言っていました。「面談前に “Request to conclude a case” を送ってもリクエストが却下されるのは当たり前だ。面談もしていないのに、どうやって担当者がビザを与える決断を下せると思う？」と。ごく稀に、「面談も行わなかった」と、必要最低限の提出書類でスピーディーにビザを取得できた人もいるようなのですが、例外だと思います。SNSでは、さまざまな国籍の方々が進捗状況や不安な気持ちを共有し合ったり、またビザ取得済みの方々からのアドバイスがあったりと有用な情報がたくさんありました。

そうは言っても、「面談前に “Request to conclude a case” を送る」ことも一つの手段であることも否定できません。実際に私のケースが進展を見せたのは、これがトリガーになったと言ってもいいぐらいですから。

“Request to conclude a case” を送らずに、「任意の追加書類を送る」ことも有効だそうです。私は両方おこなったパターンなので、どちらが効果的かどうかは分かりません。SNSでは、以下のような任意の追加書類を定期的に送ることが推奨されていました。多くの他の申請者に埋もれないように自己アピールをするようなものでしょうかね。

• 2人の関係を証明する書類
  →写真やSMSなどの会話履歴を掲載したものなど「2人が真剣に付き合っている」または「実際に夫婦として良好な関係を築いている」ことを証明できるもの
• パートナーの最新の給与明細や家賃の請求書
  →移民局に聞かれなくても自主的に送る

まとめ

スウェーデンのサンボビザを申請した後から、面談の日程を予約できるまでのステップについてお話ししました。以下、まとめると、

自分でできる、申請プロセスを早める効果がある「かも・・」しれない行動として、

• 定期的に、2人の関係を証明する書類を送る
• パートナーにお願いして、定期的に最新の給与明細や家賃の請求書を送ってもらう
• “Request to conclude a case” を送ることも選択肢に入れる
• パスポート更新や、自分の情報が何かアップデートされた場合は移民局に伝える

また、おすすめとして、

• とにかく情報収集（日本語＆英語）※スウェーデン語できる方は、スウェーデン語でもたくさん情報あるかもしれません。

です！ここまでお読みいただきありがとうございます。この記事が少しでも誰かのお役に立てること、そしてこれから申請する方々が無事にビザ取得できることをお祈りしています。